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Règlements

Buts de l’organisme
Les membres
Élections et conseil d’administration exécutif
Responsabilités de l’exécutif et du conseil d’administration
Quorum
Changement aux règlements
Règlements régissant les assemblées

Article I

Cet organisme sera appelé « L'Association des grossistes en machinisme agricole du Québec inc. ».

Article II
Buts de l’organisme

Cet organisme aura pour but l'étude de toutes mesures propres à promouvoir les intérêts de l'industrie du machinisme agricole et de toutes autres industries connexes dans la province de Québec ; l'étude de toutes questions se rapportant généralement au commerce dans lequel les membres sont intéressés mutuellement et qui pourraient être soumises régulièrement à notre Association. De plus, l'Association s'efforcera de développer et de promouvoir les intérêts de l'agriculture et des agriculteurs de la province de Québec

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Article III
Les membres

Sec. 1
      Peut-être élu membre actif tout distributeur, manufacturier ou représentant de manufacturier dirigeant la fabrication ou la distribution du matériel agricole qu'il vend par l'intermédiaire de marchands locaux et dont le commerce s'exerce en permanence dans la province de Québec.
Sec. 2
      Tout rédacteur, ou tout autre organisme œuvrant dans la promotion du machinisme agricole, éditeur, gérant ou autres représentants d‘un journal ou revue agricole peut aussi être élu membre actif.
Sec. 3
      Tout assistant-gérant ou autre représentant de maison de commerce ou de compagnie jouissant du privilège de membre actif, sera aussi éligible comme membre associé.
Sec. 4
      Le privilège de membre honoraire peut être accordé à toute personne qui est proposée à une assemblée et acceptée par un vote des deux tiers des membres présents à ladite assemblée. Nous comptons à ce jour, quatorze (14) membres honoraires dont la grande majorité sont des membres à la retraite ou qui ont laissé le domaine du machinisme agricole.
Sec. 5
      Toute maison de commerce ou corporation faisant partie de ladite Association aura droit à un vote sur tout sujet, et aucun membre associé ou membre honoraire n’aura droit de vote aux assemblées, s’il n'est un fondé du pouvoir ou procureur d’un membre actif.

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Article IV
Élections et conseil d’administration exécutif

Sec. 1
Au premier novembre de chaque année, chaque membre du conseil d’administration, ci-après appelé C.A., a la responsabilité de signifier à son président et au secrétaire trésorier exécutif son intention de demeurer ou pas au sein du prochain conseil d’administration.
Au début du mois de janvier de chaque année, le secrétaire-trésorier exécutif fera parvenir, à tous les membres actifs de l'Association, un bulletin de vote comprenant les noms des sociétés membres et le nom de leur représentant avec une notation indiquant les administrateurs du C.A. sortant.

Le début de ce bulletin de vote devra clairement indiquer les membres du C.A. en vigueur avant la mention « Sortant » ou « Restant, ainsi que leur nombre d’années consécutives au sein du C.A.». Chaque membre actif sera appelé à voter pour un membre pour chaque membre sortant du C.A. afin de compléter le futur C.A.

Au bas du bulletin de vote, il devra y avoir cette mention: « Je donne mon appuis aux membres élus restants», avec case à cocher « oui » ou « non ». De plus, pour ceux qui ont coché non à la dernière question, il devra avoir une dernière section avec l’inscription « choisissez n membres dans la liste de membres ci-haut pour remplacer les n membres restants au conseil: ». Ou n sera remplacé le chiffre indiquant le nombre de membres élus se proposant comme restants au sein du C.A. Si plus de 50% des membres votants ne donnent pas leurs appuis aux membres élus restants, alors cette section du bulletin sera considérée et il y aura élection pour remplacer les membres élus restants. Ainsi, si plus de 50% des membres votants donnent leurs appuis aux membres élus restants, alors il n’y aura pas d’élection pour les membres élus restants.

Les bulletins de vote seront compilés le 31 janvier par le secrétaire-trésorier exécutif qui contactera chaque membre élu afin d’obtenir son acceptation à devenir membre du C.A.

À l'assemblée annuelle devant être tenue dans les trente (30) jours suivant la fin de l'année fiscale (31 janvier), le secrétaire-trésorier exécutif divulguera le résultat de la compilation des votes et les membres ayant obtenu le plus de suffrages et ayant acceptés de faire partis de C.A. combleront les postes libérés. Ce ou ces nouveaux élus se réuniront immédiatement avec le secrétaire-trésorier exécutif pour élire entre-eux les différents postes au sein du C.A.: un président, un vice-président, un secrétaire ainsi que 2 administrateurs.

Le président sortant fera parti du C.A. à titre consultatif, sans pouvoir exercer son droit de vote.

N.B. N.B. Le secrétaire-trésorier exécutif sera responsable de la trésorerie, des avis de convocations, des procès-verbaux des assemblées de l'Association et toutes autres tâches jugées utiles à l'Association, contre rémunération.

Sec. 2
La durée du terme d'office des administrateurs est d’un maximum de 5 années consécutives. Advenant le départ, la mortalité ou la démission d'un officier ou membre faisant partie du C.A., un successeur peut être élu, pour la balance du terme à toute assemblée régulière ou spéciale de l'Association, à la condition qu'un avis de dix (10) jours, avant la date de ladite élection, soit envoyé par poste à chaque membre de l'Association.
Sec. 3
Aucun membre n'aura droit de remplir une charge d'officier ni de faire partie du C.A. s'il a été absent de plus de la moitié des assemblées de l'Association ou du conseil d'administration tenues durant l'année écoulée à moins que lesdites absences aient été causées par la maladie ou autres raisons valables.

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Article V
Responsabilités de l’exécutif et du conseil d’administration

Sec. 1
      Le président devra présider les assemblées de l'Association et celles du C.A. et pendant la durée de ses fonctions, surveiller les affaires de l'Association.
      En l'absence du président, le vice-président peut être appelé à présider l'assemblée ou encore, l’assemblée pourra se nommer un président temporaire. L’assemblée aura droit d'en appeler des décisions du président en autant que les votes représenteront les deux tiers des membres présents.
Sec.2
      Le secrétaire-trésorier exécutif devra prendre note des faits et décisions des assemblées de l'Association, du C.A. et des comités spéciaux; s’occuper de la correspondance, percevoir les sommes d'argent dont il aura garde et qu'il distribuera selon les instructions reçues du C.A. ou de l'Association, à toute assemblée régulière ou spéciale. Sur demande du conseil d’administration ou de l'Association, il devra soumettre un rapport des déboursés des fonds et de l’état financier de l'Association à chaque assemblée. Le secrétaire-trésorier exécutif devra aussi assumer d'autres tâches requises de temps à autre par le président ou le C.A.
Sec. 3
      Le conseil d’administration devra soumettre pour approbation à l’assemblée régulière des membres tous projets ou nouvelles orientations impliquant des déboursés ou changements de vocation de l'Association.
Sec. 4
À l’assemblée générale, après la formation du C.A., le président doit présenter à l’assemblée une demande d’approbation pour la nomination du secrétaire-trésorier exécutif pour une année à venir.

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Article VI
Quorum

Quinze (15) membres constitueront le quorum pour la tenue des assemblées de cette Association, mais un nombre moindre aura droit d’ajournement.
Trois (3) membres du C.A. formeront le quorum pour la tenue des assemblées de ce conseil, mais un nombre moindre aura droit d'ajournement.

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Article VII
Changement aux règlements

Les règlements peuvent être modifiés, révisés ou annulés seulement par un vote d'au moins les deux tiers des membres présents à une assemblée régulière de l'Association, et seulement après qu’un avis écrit aura été posté ou livré à chaque membre de l'Association au moins dix (10) jours avant la tenue d'une telle assemblée.

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Article VIII
Règlements régissant les assemblées

Sec. l
L'ordre de procédure des assemblées, à moins de changement avec consentement de l’assemblée, sera comme suit :

Bienvenue du président et présentation des invités.
Acceptation de l'ordre du jour avec changement(s) si nécessaire.
Lecture et acceptation du procès-verbal de la dernière assemblée.
Affaire(s) découlant du procès-verbal.
Communications et correspondance.
Proposition ou élection de nouveau(x) membre(s) (s'il y a lieu).
Message du président.
Rapport des différents comités.
Rapport de la trésorerie (annuellement ou au besoin).
Affaires nouvelles.
Varia.
Date de la prochaine assemblée.
Levée de l'assemblée.

Sec. 2
      Toute proposition, si le président l'exige, devra être faite par écrit de l'assemblée, et dûment appuyée.
Sec. 3
      Aux assemblées spéciales, le sujet faisant l'objet de la convocation aura priorité sur tout autre sujet de discussion.
Sec. 4
      Le président aura droit de voter comme membre, et il aura voix prépondérante dans tous les cas d’égalité de votes.

Article IX

Sec. 1
      L’assemblée annuelle se tiendra dans les trente (30) jours suivant la fin de l'année fiscale (31 janvier) à l'heure et l’endroit indiqués par le C.A., et annoncés par l'avis de convocation. Après la lecture ou l'acceptation de l'ordre du jour, du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle et la présentation des états financiers de l’année fiscale venant de se terminer, le résultat des élections des administrateurs et de l’exécutif du nouveau C.A. aura préséance sur tout autre sujet.
Sec. 2
      Les assemblées régulières seront tenues sur convocation du président ou le secrétaire-trésorier exécutif lorsque jugées utiles pour la bonne marche de l’Association.
Sec. 3
      Une assemblée spéciale pourra, en tout temps, être convoquée par le président, ou sur demande de la majorité du C.A. ou encore, sur demande écrite d'au moins quinze (15) membres de l'Association. De telles assemblées pourront être tenues à l'heure et à l'endroit désignés dans la demande moyennant un avis préalable raisonnable précédant la tenue d'une telle assemblée.
Sec. 4
      L'avis pour toutes les assemblées régulières de l'Association doit être donné dans un délai raisonnable précédent ces réunions.
Sec. 5
      Les assemblées du C.A. peuvent être convoquées en temps jugé opportun à la demande du président, du secrétaire-trésorier exécutif ou de trois (3) membres du C.A.
Sec. 6
      Tout membre de l'Association peut, s'il le désire, assister aux assemblées du C.A., mais ne pourra prendre aucune part aux discussions et délibérations qui s'y tiendront.
Sec. 7
      Les procès-verbaux de toutes les assemblées de l'Association et du C.A. devront être, après adoption, intégrés aux dossiers de l'Association.
Sec. 8
      Toute proposition concernant l'élection de nouveaux membres de cette Association, soit individuellement ou en groupe selon que le décidera l'Association, devra être soumise au scrutin à toute assemblée générale ou spéciale qui sera tenue, et pour élire cette ou ces personnes, les deux tiers des membres présents devront donner un vote affirmatif.
Sec. 9
      La cotisation d'un membre actif et d'un membre associé, le montant de fonds de réserve à être maintenu en banque pour certaines éventualités et la nomination du vérificateur seront décidés à l’assemblée annuelle chaque année par le C.A. La cotisation des membres est payable sur réception de l'avis de cotisation et est pour la durée de l'exercice financier. Toute cotisation sur demande d'adhésion d’un nouveau membre est évaluée sur une base semestrielle tenant compte de l'année en cours au moment où la demande est faite.
Sec. 10
      Code d'éthique pour être admis comme membre de l'Association : Référence Art. III Sec. 1 et 2.
10.1
      doit produire l'adresse d’un bureau de liaison au Québec et le nom du ou des responsables de ce bureau ;
10.2
      doit produire l’adresse d'un dépôt de pièces de rechange au Québec ou l'existence d'un mécanisme efficace et rapide de livraison de pièces de rechange ;
10.3
      doit assurer la disponibilité d'un technicien de service pour donner l'information et l'aide requises aux concessionnaires ;
10.4
      doit faire affaires avec un réseau de marchands ;
10.5
      doit assurer l'identification permanente de chacune des machines offertes en vente, spécifiant :

le nom du manufacturier ou du fournisseur

le modèle et la série de la machine ;
10.6
      doit assurer la disponibilité de manuels de montage, de pièces de rechange, d’utilisation pour chacune des machines ;
10.7
      doit définir et préciser clairement les normes et conditions de sa garantie.
Sec. 11
      Les comités permanents seront nommés par le C.A. à la première assemblée régulière suivant l'assemblée annuelle de l'Association, et ces comités seront les suivants : Comité des loisirs, Comité pour recrutement de nouveaux membres, et en plus tout autre comité jugé nécessaire. Les comités permanents s'acquitteront de leurs fonctions respectives et de celles que pourrait leur assigner le président et ce, selon qu’il leur aura été prescrit au moment de leur nomination.
Sec. 12
      Tout membre peut inviter à une assemblée de l’Association des personnes n'en faisant pas partie, mais le membre invitant cette ou ces personnes devra au préalable et le plus tôt possible, aviser le secrétaire-trésorier exécutif. Le C.A. peut aussi appeler des invités d'honneur à prendre part aux assemblées de l'Association.
Sec. 13
      Le C.A. doit s'assurer que la trésorerie de l'Association maintienne en banque un montant décidé à chaque assemblée annuelle, comme fonds de réserve pour certaines éventualités.
Sec. 14
      Si, pour défrayer les dépenses contingentes de l'Association, il devenait nécessaire, en plus des cotisations annuelles, d'imposer aux membres des cotisations spéciales, le C.A. en aura le pouvoir.

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Article X

Note générale:
Dans le but d'alléger le texte, le masculin comprend aussi le féminin où le contexte s'y prête.